Polityka bezpieczeństwa
danych osobowych
§ 1 Cel polityki
Celem niniejszej Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych w Fundacji oHipotece z siedzibą w Warszawie (00-682), ul. Hoża 86 lok. 410, jest określenie zasad gromadzenia, przetwarzania, ochrony i udostępniania danych osobowych oraz nadzoru nad procesem przetwarzania tych danych w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
§ 2 Zakres obowiązywania
Polityka obowiązuje wszystkie osoby realizujące jakiekolwiek zadania w Fundacji oHipotece lub na zlecenie Fundacji oHipotece, niezależnie od podstawy ich wykonywania.
§ 3 Podstawa prawna
Niniejsza Polityka została opracowana na podstawie obowiązujących przepisów prawnych, w szczególności:
- RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
- Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
- Innych przepisów krajowych i unijnych dotyczących ochrony danych osobowych.
§ 4 Definicje
Definicje:
- Polityka – niniejszy dokument określający zasady ochrony danych osobowych w Fundacja oHipotece
- Administrator danych – Fundacja oHipotece z siedzibą w Warszawie.
- IOD – Inspektor Ochrony Danych w rozumieniu RODO.
- Ustawa – Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
W przypadkach, w których Administrator danych – na podstawie przepisów RODO – nie jest zobowiązany do wyznaczenia IOD, zadania te realizuje Administrator danych lub inna osoba przez niego wyznaczona.
§ 5 Zadania i obowiązki
1/ Zadania Administratora Danych:
a) Stosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych.
b) Zapewnienie, że dane osobowe są:
- Przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty.
- Zbierane w określonych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.
- Adekwatne, stosowne oraz ograniczone do niezbędnego minimum.
- Prawidłowe i aktualizowane, gdy to konieczne.
- Przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne.
- Przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed nieuprawnionym przetwarzaniem.
c)Wyznaczanie IOD w przypadkach wymaganych przez RODO.
d) Upoważnianie do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających odpowiednie upoważnienie.
e) Zapewnienie kontroli dostępu do danych osobowych oraz dokumentowanie tego procesu.
2/ Zadania IOD:
a) Nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych oraz zapewnienie zgodności z RODO.
b) Nadzór nad bezpieczeństwem systemów informatycznych, kontrola prawidłowości przetwarzania danych oraz podejmowanie działań zabezpieczających.
3/ Zadania pracowników i współpracowników:
a) Przestrzeganie niniejszej Polityki oraz innych procedur dotyczących ochrony danych osobowych.
b) Zapoznanie się z obowiązującymi przepisami i procedurami przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych.
c) Zachowanie poufności danych osobowych oraz stosowanie odpowiednich środków ochrony danych.
§ 6 Zakres przetwarzania danych
Polityka dotyczy wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych prowadzonych przez Fundację oHipotece.
§ 7 Formy przetwarzania danych i środki bezpieczeństwa
- Dane osobowe mogą być przetwarzane zarówno w formie tradycyjnej (papierowej), jak i elektronicznej.
- W przypadku przetwarzania danych z wykorzystaniem systemów informatycznych, Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak loginy, hasła dostępu, ograniczenie dostępu do danych oraz regularna zmiana haseł.
- Stosowanie oprogramowania antywirusowego oraz regularne aktualizacje zabezpieczeń.
§ 8 Procedury reagowania na naruszenia bezpieczeństwa danych
Zdarzenia naruszające bezpieczeństwo danych osobowych:
- Zdarzenia losowe (np. pożar, awarie sprzętowe) oraz zamierzone (np. nieuprawniony dostęp) muszą być natychmiast zgłaszane IOD.
- Każde podejrzenie naruszenia ochrony danych osobowych jest analizowane i dokumentowane.
§ 9 Podstawowe środki zabezpieczające dane
- Stosowanie loginów i haseł dostępu.
- Ograniczenie dostępu do danych na nośnikach papierowych.
- Regularna zmiana haseł oraz stosowanie oprogramowania antywirusowego.
§ 10 Ostrożność w przetwarzaniu danych
Pracownicy są zobowiązani do zachowania szczególnej ostrożności przy przetwarzaniu danych osobowych, w tym do regularnego sprawdzania bezpieczeństwa urządzeń i pomieszczeń.
§ 11 Kopie zapsasowe
IOD odpowiada za wykonywanie kopii zapasowych oraz ich bezpieczne przechowywanie. Kopie zapasowe muszą być okresowo sprawdzane pod kątem ich przydatności.
§ 12 Monitoring systemu
Monitoring systemu obejmuje regularne kontrole, w tym sprawdzanie kopii zapasowych, ewidencji nośników oraz częstotliwości zmian haseł.
§ 13 Likwidacja nośników danych
Urządzenia i nośniki danych przeznaczone do likwidacji lub przekazania są uprzednio pozbawiane danych osobowych w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie.
§ 14 Procedura zgłaszania naruszeń
Każda osoba, która stwierdzi lub podejrzewa naruszenie zabezpieczeń danych osobowych, jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić o tym IOD oraz Administratora danych.
§ 15 Aktualizacja polityki
Niniejsza Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych jest dokumentem żywym i będzie regularnie aktualizowana, aby zachować zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych osobowych.